Lesson 4.2 — E-mail służbowy — Workplace communication (Polish B1)

Listen first

A team member reads aloud an email explaining a delay to a client.

🔊 Real audio — spoken by your browser in Polish. Tap any word below to hear it.

New vocabulary — tap to hear

Szanowny Panie / Szanowna PaniDear Sir / Madam 🔊

w załącznikuin the attachment, attached 🔊

uprzejmie proszęI kindly request 🔊

termindeadline, due date 🔊

z poważaniemyours sincerely 🔊

opóźnieniedelay 🔊

Now say it

Tap the phrase to hear it, then press the mic and repeat — we score your pronunciation for real (Chrome/Edge).

« Uprzejmie proszę o potwierdzenie terminu spotkania do końca tygodnia. » 🔊

I kindly ask you to confirm the meeting date by the end of the week.

—

Pronunciation

Live conversation lab

Practise this dialogue live with a native-trained tutor. Next session opens soon.

Read the dialogue

Tap any line to hear it. Grammar appears in context, never as a dry rule.

Szanowny Panie Kowalski, piszę w sprawie naszego projektu. 🔊Dear Mr Kowalski, I am writing regarding our project.

Dobry początek. Wspomnij od razu o problemie. 🔊Good opening. Mention the problem right away.

Niestety, musimy poinformować o niewielkim opóźnieniu w dostawie. 🔊Unfortunately, we must inform you of a slight delay in delivery.

Dodaj, kiedy będzie gotowe i przeproś. 🔊Add when it will be ready and apologise.

Uprzejmie proszę o cierpliwość; nowy termin to piątek. Przepraszamy za niedogodności. 🔊I kindly ask for your patience; the new deadline is Friday. We apologise for the inconvenience.

Świetnie. Zakończ formułą: Z poważaniem. 🔊Great. Close with the formula: Yours sincerely.

Grammar in focus · register in formal emails

Formal Polish emails open with « Szanowny Panie / Szanowna Pani » (Dear Sir/Madam) or « Szanowni Państwo » (to a group). State the purpose with « Piszę w sprawie… » (I am writing regarding…). Make polite requests with « Uprzejmie proszę o » + accusative: « Uprzejmie proszę o odpowiedź. » Refer to attachments with « W załączniku przesyłam… ». Close with « Z poważaniem » (sincerely) followed by your name. Keep verbs in formal 3rd person when addressing the reader: « Czy mógłby Pan potwierdzić termin? » Avoid the informal « Cześć » and « pozdrawiam » in strictly formal contexts.

Write it yourself

Write a short formal email (5–6 sentences) to a colleague explaining you cannot attend a meeting and proposing a new date.

Your answer

Saved to your writing portfolio

Tip for this task
Dobrze! Open with Szanowny Panie / Szanowna Pani, state the reason, make a request with uprzejmie proszę, and close with Z poważaniem. Example: « Szanowna Pani, niestety nie mogę uczestniczyć w spotkaniu. Uprzejmie proszę o przełożenie go na środę. Z poważaniem, … »

Quick check

An adaptive quiz confirms you've got it and schedules the right words for review.

1. Which is the correct formal email opening?

2. Which closing fits a formal email?

3. 'Uprzejmie proszę ___ odpowiedź.' Which preposition?

Back to module